Der digitale Wandel bringt sowohl für meine Arbeit als Steuerberater mehrere Vorteile. Doch vor allem Sie als MandantIn können davon profitieren. Bis vor Kurzem mussten Sie sich noch darin üben, die eigene Zettelwirtschaft einigermaßen unter Kontrolle zu halten. Aufgrund der Möglichkeit zur Digitalisierung der Buchhaltung, verlaufen die Prozesse in meiner Steuerberatungskanzlei heute automatisiert. Hallo digitale Buchhaltung, adé Pendelordner!
Ordnungsgemäße Buchhaltung
Für die meisten Unternehmen ist die Buchhaltung ein lästiges Nebenprodukt. Jeder muss es tun, aber es ist eigentlich nicht Teil des Kerngeschäftes. In den meisten Fällen müssen Sie sich zuerst in die Buchhaltung einarbeiten oder Mitarbeiter aus diesem Bereich einstellen. Dabei müssen die aktuellen Richtlinien und Vorschriften stets beachtet werden. Vor allem für kleine Unternehmen ist die Buchhaltung ein enormer Faktor, den es bei der Verteilung vorhandener Ressourcen zu berücksichtigen gilt. Der Paragraph 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB) drückt die Pflicht zur Buchhaltung wie folgt aus:
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“.
Was versteht man nun unter einer ordnungsgemäßen Buchführung? Es muss sichergestellt werden, dass Bücher und Aufzeichnungen nachträglich nicht verändert werden können. Außerdem dürfen die Daten nicht vor Ende der verpflichteten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Auch diese Tatsache muss gewährleistet werden.
Vereinfachte Buchhaltung sachgemäß abbilden
Buchhaltungsprozesse unterliegen gesetzlichen Vorschriften. Und damit auch die Digitalisierung der Buchhaltung. Diese Prozesse müssen entsprechend der gesetzlichen Anforderungen sachgemäß abgebildet werden. Dazu greife ich auf die Buchhaltungssoftware DATEV zurück. Ihre Belege und Eingangsrechnungen werden digital erfasst und gesammelt. Die meisten Rechnungen werden heutzutage digital ausgestellt. Allerdings nicht alle. Belege, die Ihnen nur in Papierform vorliegen, scannen sie ganz einfach ein. Sie verfügen über keinen Scanner? Dann fotografieren Sie die Belege mit dem Handy ab. Das Ziel ist es, dass alle Belege digital verfügbar sind.
Die Belege werden dann über DATEV Unternehmen Online revisionssicher gespeichert. Die dazugehörigen App hilft Ihnen dabei, die Belege in das System einzuspeisen. Dieses System ruft außerdem Ihre Bankkontoauszüge elektronisch von ihrer Hausbank ab. Sie müssen als nichts weiter tun.
Vorteile durch die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen
Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ermöglicht Ihnen als Unternehmer den größtmöglichen Freiraum. Sie haben dadurch endlich wieder mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben:
- kein lästiger Sortieraufwand
- kein Abgeben der Belege an Ihren Steuerberater
- keine Fahrtkosten zu Ihrem Steuerberater
Gleichzeitig profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen:
- Digitale Archivierung von Belegen
- Stetig aktuelle Buchhaltungsdaten
- Suchfunktion
- Die Belege bleiben bei Ihnen
Digitalisierung der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen
Sie fragen sich, inwieweit die Buchhaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen digitalisiert und automatisiert werden können? Ich unterstütze Sie gerne bei der Umsetzung! Dazu schaue ich mir zuerst die Prozesse in Ihrem Unternehmen vor Ort an. Als weiterer Bestandteil der Bestandsaufnahme, prüfe Ihre vorhandenen Softwarelösungen (Faktura, Warenwirtschaft, ERP etc.). Dadurch erkenne ich Schnittstellen zu DATEV. Diese Analysen bilden die Grundlagen für die weitere Zusammenarbeit. Darauf aufbauend kann ich dann eine automatisierte Übernahme Ihrer Daten ermöglichen.
Wenn Sie Ihre Belege digitalisiert haben, verknüpfe ich diese anschließend mit dem jeweiligen Buchungssatz. Sollte eine Betriebsprüfung anstehen, müssen Sie somit keine Papierbelege vorlegen. Der Prüfer kann die digitalen Belege direkt einsehen. Außerdem können Sie die Papierbelege nach Erstellung einer Verfahrensdokumentation vernichten. Bitte sprechen Sie mich vor dem Vernichten von Originalbelegen an. Ich prüfe gerne Ihre Verfahrensdokumentation oder erstelle diese gemeinsam mit Ihnen.
Sofern Sie mit einer Dritt-Software Ihre Buchhaltung erfassen möchten, prüfe ich diese ebenfalls. Dadurch stelle ich sicher, dass die Software allen Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Vor der Einführung Ihre neuen Software stelle ich zusätzlich fest, ob Ihre Daten automatisiert in mein Buchführungsprogramm übergeben werden können.
Ihre Vorteile einer Zusammenarbeit mit mir
Zeitersparnis: Sparen Sie sich die Zeit für das Sortieren eines Buchhaltungsordners! Durch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können Sie die bisher unnötig verlorengegangene Zeit an wichtigeren Stellen investieren. Ich unterstütze Sie bei der Digitalisierung und Einführung der Software. In einem gemeinsamen Gespräch werde ich Sie Schritt für Schritt an das System heranführen.
Revisionssichere Archivierung Ihrer Belege: Gemeinsam mit DATEV Unternehmen Online verarbeite ich ab sofort Ihre Buchhaltungsbelege. Somit sind diese revisionssicher archiviert. Durch diese Archivierung erfüllen Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in digitaler Form.
Verknüpfung von Buchungssatz und Buchungsbeleg: Ab sofort können Sie Ihre Belege noch schneller finden! Die Verknüpfung des Buchungsbelegs mit dem Buchungssatz ermöglicht Ihnen eine vereinfachte Suche. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Die angeforderten Belege können bei digitaler Buchführung auch kurzfristig vorgelegt werden.
Reduzierung der Kosten: Reduzieren Sie Ihren Aufwand und damit auch die Kosten für die laufende Buchhaltung. Die aktive Nutzung von verfügbaren Schnittstellen Ihrer Softwarelösungen bietet bisher ungenutztes Potential.
Bei Interesse kontaktieren Sie mich, damit wir Ihre Buchhaltungsprozesse gemeinsam auf ein höheres Level bringen können.