Digitalisierung deiner Buchhaltung

Der digitale Wandel bringt sowohl für meine Arbeit als Steuerberater mehrere Vorteile. Doch vor allem du als MandantIn kannst davon profitieren. Bis vor Kurzem musstest du dich noch darin üben, die eigene Zettelwirtschaft einigermaßen unter Kontrolle zu halten. Aufgrund der Möglichkeit zur Digitalisierung der Buchhaltung,  verlaufen die Prozesse in unserer Steuerberatungskanzlei heute automatisiert. Hallo digitale Buchhaltung, adé Pendelordner!

Ordnungsgemäße Buchhaltung

Für die meisten Unternehmen ist die Buchhaltung ein lästiges Nebenprodukt. Jeder muss es tun, aber es ist eigentlich nicht Teil des Kerngeschäftes. In den meisten Fällen musst du sich zuerst in die Buchhaltung einarbeiten oder Mitarbeiter aus diesem Bereich einstellen. Dabei müssen die aktuellen Richtlinien und Vorschriften stets beachtet werden. Vor allem für kleine Unternehmen ist die Buchhaltung ein enormer Faktor, den es bei der Verteilung vorhandener Ressourcen zu berücksichtigen gilt. Der Paragraph 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB) drückt die Pflicht zur Buchhaltung wie folgt aus:

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“.

Was versteht man nun unter einer ordnungsgemäßen Buchführung? Es muss sichergestellt werden, dass Bücher und Aufzeichnungen nachträglich nicht verändert werden können. Außerdem dürfen die Daten nicht vor Ende der verpflichteten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Auch diese Tatsache muss gewährleistet werden.

Vereinfachte Buchhaltung sachgemäß abbilden

Buchhaltungsprozesse unterliegen gesetzlichen Vorschriften. Und damit auch die Digitalisierung der Buchhaltung. Diese Prozesse müssen entsprechend der gesetzlichen Anforderungen sachgemäß abgebildet werden. Dazu greife ich auf die Buchhaltungssoftware DATEV zurück. Deine Belege und Eingangsrechnungen werden digital erfasst und gesammelt. Die meisten Rechnungen werden heutzutage digital ausgestellt. Allerdings nicht alle. Belege, die dir nur in Papierform vorliegen, scannst du ganz einfach ein. Du verfügst über keinen Scanner? Dann fotografierst du die Belege einfach mit dem Handy ab. Das Ziel ist es, dass alle Belege digital verfügbar sind.

Die Belege werden dann über DATEV Unternehmen Online revisionssicher gespeichert. Die dazugehörigen App hilft dir dabei, die Belege in das System einzuspeisen. Dieses System ruft außerdem deine Bankkontoauszüge elektronisch von deiner Hausbank ab. Du musst also nichts weiter tun.

Vorteile durch die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen

Die Digitalisierung deiner Buchhaltung ermöglicht dir als Unternehmer den größtmöglichen Freiraum. Du hast dadurch endlich wieder mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben:

  • kein lästiger Sortieraufwand
  • kein Abgeben der Belege an Ihren Steuerberater
  • keine Fahrtkosten zu Ihrem Steuerberater

Gleichzeitig profitierst du von einer Vielzahl an Vorteilen:

  • Digitale Archivierung von Belegen
  • Stetig aktuelle Buchhaltungsdaten
  • Suchfunktion
  • Die Belege bleiben bei dir

Digitalisierung der Buchhaltung in deinem Unternehmen

Du fragst dich, inwieweit die Buchhaltungsprozesse in deinem Unternehmen digitalisiert und automatisiert werden können? Ich unterstütze dich gerne bei der Umsetzung! Dazu schaue ich mir zuerst die Prozesse in deinem Unternehmen vor Ort an. Als weiterer Bestandteil der Bestandsaufnahme, prüfe ich deine vorhandenen Softwarelösungen (Faktura, Warenwirtschaft, ERP etc.). Dadurch erkenne ich Schnittstellen zu DATEV. Diese Analysen bilden die Grundlagen für die weitere Zusammenarbeit. Darauf aufbauend kann ich dann eine automatisierte Übernahme deiner Daten ermöglichen.

Wenn du deine Belege digitalisiert hast, verknüpfe ich diese anschließend mit dem jeweiligen Buchungssatz. Sollte eine Betriebsprüfung anstehen, musst du somit keine Papierbelege vorlegen. Der Prüfer kann die digitalen Belege direkt einsehen. Außerdem kannst du die Papierbelege nach Erstellung einer Verfahrensdokumentation vernichten. Bitte sprich mich vor dem Vernichten von Originalbelegen zwingend an. Ich prüfe gerne deine Verfahrensdokumentation oder erstelle diese gemeinsam mit dir.

Sofern du mit einer Dritt-Software deine Buchhaltung erfassen möchtest, prüfe ich diese ebenfalls. Dadurch stelle ich sicher, dass die Software allen Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Vor der Einführung deiner neuen Software stelle ich zusätzlich fest, ob deine Daten automatisiert in mein Buchführungsprogramm übergeben werden können.

Dein Vorteile einer Zusammenarbeit mit mir

Zeitersparnis: Spar dir die Zeit für das Sortieren eines Buchhaltungsordners! Durch die Digitalisierung deiner Buchhaltung kannst du die bisher unnötig verlorengegangene Zeit an wichtigeren Stellen investieren. Ich unterstütze dich bei der Digitalisierung und Einführung der Software. In einem gemeinsamen Gespräch werde ich dich Schritt für Schritt an das System heranführen.

Revisionssichere Archivierung Ihrer Belege: Gemeinsam mit DATEV Unternehmen Online verarbeite ich ab sofort deine Buchhaltungsbelege. Somit sind diese revisionssicher archiviert. Durch diese Archivierung erfüllst du die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in digitaler Form.

Verknüpfung von Buchungssatz und Buchungsbeleg: Ab sofort kannst du deine Belege noch schneller finden! Die Verknüpfung des Buchungsbelegs mit dem Buchungssatz ermöglicht dir eine vereinfachte Suche. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Die angeforderten Belege können bei digitaler Buchführung auch kurzfristig vorgelegt werden.

Reduzierung der Kosten: Reduziere deinen Aufwand für die laufende Buchhaltung. Die aktive Nutzung von verfügbaren Schnittstellen deiner Softwarelösungen bietet bisher ungenutztes Potential.

Bei Interesse kontaktiere  mich, damit wir Ihre Buchhaltungsprozesse gemeinsam auf ein höheres Level bringen können.