Die Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 präzisiert die Anforderungen des § 146a Abgabenordnung an elektronische Registrierkassen. Die neuen Regelungen der Kassensicherungsverordnung treten ab dem 01.01.2020 in Kraft. Ab dem 01.10.2020 gelten die Regelungen zum zertifizierten Sicherheitsmodul.
Sie erfahren in der folgenden Zusammenfassung, um welche Regelungen es sich genau handelt. Bitte beachten Sie, dass die Kassensicherungsverordnung nur für elektronische und computergestützte Kassensysteme sowie für Registrierkassen gilt. Eine offene Ladenkasse kann auch im Jahr 2020 weiterhin geführt werden. Aber auch hier besteht die Pflicht, jeden Geschäftsvorfall mit Bezeichnung einzeln zu erfassen.
Darauf müssen Unternehmer ab sofort achten
Unternehmer aufgepasst! Aufgrund der neuen Regeln gibt es einiges zu beachten. Informieren Sie sich umgehend, sonst kann es schnell teuer werden. Ein Verstoß gegen die neuen Kassen Gesetze kann mit Geldbußen von bis zu 25.000 EUR geahndet werden. Wenn Sie sich bei den verschiedenen Regeln unsicher sind, sprechen Sie mich einfach an.
Belegausgabepflicht
Ab 01.01.2020 muss jedem Gast ein Kassenbeleg zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt nur sofern Sie mit einem elektronischen Kassensystem arbeiten. Allerdings müssen Sie einen Beleg auch ausgeben, wenn Ihr Kunde lediglich einen Kaffee trinkt. Durch die Belegausgabepflicht soll sichergestellt werden, dass jeder Geschäftsvorfall dokumentiert und in der Kasse erfasst wird. Dadurch soll die Manipulation von Aufzeichnungen erschwert werden. Insbesondere Schwarzumsätze in der Gastronomie sollen dadurch verhindert werden.
Sofern Sie kein elektronisches Kassensystem einsetzen und z.B. eine offene Ladenkasse führen, gilt die Belegausgabepflicht für Sie nicht. Fragen Sie bei Unsicherheiten über Ihre Art der Kasse ihren Kassenhersteller oder sprechen Sie mich an.
Besonderheiten und Ausnahmen der Belegausgabepflicht
Wie bereits erwähnt ist die Belegausgabe an Ihre Kunden grundsätzlich Pflicht. Sofern Sie aber über eine Kundendatenbank verfügen, oder an die immer gleichen Kunden verkaufen, ist es auch möglich den Kassenbeleg per E-Mail an Ihre Kunden zu übersenden.
Des Weiteren sieht der Gesetzgeber eine Möglichkeit zur Befreiung von der Belegausgabepflicht vor.
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann Sie die zuständige Behörde auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien. Ein klassisches Beispiel für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen ist meiner Meinung nach in Bäckereien oder Eisdielen zu sehen.
In der Gastronomie handelt es sich bei der Bewirtungsleistung um eine Dienstleistung. Für Dienstleistungen besteht immer eine Einzelaufzeichnungspflicht, da hier laut § 146 AO nicht von einer Unzumutbarkeit ausgegangen wird.
Wie sieht ein ordnungsgemäßer Kassenbeleg aus?
Nach der Kassensicherungsverordnung muss ein Kassenbeleg mindestens die folgenden Informationen erhalten:
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung, sowie Datum des Vorgangs
- Fortlaufende Transaktionsnummern
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art der sonstigen Leistung; ab 01.01.2020 ist deshalb ein Ausweis “Küche divers” nicht mehr ausreichend. Ihr Kassenbeleg sollte dann die genauen Speisen ausweisen.
- Zahlungsart
- Steuersatz, Entgelte je Steuersatz, Steuerbetrag und ggf. Steuerbefreiung
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Technische Sicherheitseinrichtung und Kassenmeldepflicht
Bis 01.10.2020 müssen alle Hersteller von Kassensystemen durch das Bundesamt für Sicherheit zertifiziert sein. Hierzu müssen die Kassensystem folgende Merkmale Aufweisen:
- Sicherheitsmodul
- Speichermedium
- digitale Schnittstelle
Bitte schaffen Sie sich nur noch elektronische Kassensysteme von zertifizierten Herstellern an. Für bestehende Kassensysteme gilt eine Übergangsfrist bis 2023. Diese greift aber nur, sofern eine technische Sicherheitseinrichtung nicht nachgerüstet werden kann.
Wer Geschäftsvorfälle mittels eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss dies dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Dazu wird ein Vordruck verwendet. Folgende Daten müssen darauf erfasst werden:
- Name und Steuernummer des Unternehmers/Unternehmens
- Art, Seriennummer und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Art der Sicherheitseinrichtung
- Datum der Anschaffung
- Datum der Außerbetriebnahme
Die An- bzw. Abmeldung eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme beim Finanzamt erfolgen.
Die oben genannte Mitteilungspflicht tritt mit der Möglichkeit einer elektronischen Übermittlung an das Finanzamt in Kraft. Voraussichtlich 01.10.2020.
Verfahrensdokumentation
Sofern Sie eine elektronische Kasse führen, ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentation unerlässlich. In der Verfahrensdokumentation wird der Prozess vom Beleg zum Buchungssatz inkl. Aufbewahrung beschrieben.
Die Verfahrensdokumentation besteht im wesentlichen aus einer Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
ABC der Fehlerquellen bei elektronischer Kassenführung
Sofern Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Kassenführungen den Anforderungen ab 01.01.2020 entspricht, können Sie sich zur Orientierung das ABC der Fehlerquellen bei elektronischer Kassenführung des Haufe Verlags ansehen.
Sofern Sie weitere Rückfragen zur Kassenführung ab 01.01.2020 haben oder Sie Unterstützung benötigen, sprechen Sie mich einfach an.
